Cómo lograr una adecuada administración del tiempo

La Administración del tiempo reside en una paradoja: cuanto más te esfuerzas en administrarlo, menos lo logras. Eso y otro secreto más que revisaremos en este artículo

Cómo salir del Círculo Vicioso de la Administración del Tiempo

El tiempo no existe, es una construcción aleatoria de nuestra errónea percepción humana. Y si existiera sería relativo. Y, sin embargo, la enfermedad común de la mayoría de los ejecutivos y directivos que conozco es la insuficiencia de tiempo para hacer todo lo que desean hacer. Vamos, que decir que no tenemos tiempo para algo es una frase más común que cepillarse los dientes.

¿Por qué nunca nos llega el tiempo para hacer todo lo que queremos hacer? No lo sé a ciencia cierta, pero de entrada es una mala pregunta. Como la mayoría de las preguntas que empiezan con un por qué, la respuesta, cualquiera que esta sea, solo confirmará lo que ya sabemos, que no tenemos tiempo, y lo reafirmará en nuestro inconsciente porque ahora, además de no tener tiempo, ya sabemos por qué, lo que elimina la responsabilidad personal y la culpa.

¿Se puede controlar el uso del tiempo para lograr hacer más cosas en el mismo tiempo? Esta es una mejor pregunta. La respuesta es sí. ¿Cómo podemos hacer rendir más y mejor el tiempo del que disponemos? Esta pregunta es todavía mejor y, por lo tanto, debe de tener una respuesta más elaborada y eficaz. Que fuese aplicable tampoco sería nada despreciable.

Hace algunos años, allá por los lejanos 90, cuando como mucho alcanzábamos a llevar un radiolocalizador en el cinturón y los más modernos una agenda digital (la más famosa era la PALM), se promocionaba mucho la, en su tiempo famosa, agenda Franklin Covey. Se trataba de una agenda en una enorme carpeta con una serie de principios diseñados para lograr una mejor administración del tiempo. Estaba basada en los principios de gestión personal usados por Benjamin Franklin, el padre de la nación americana.

Por supuesto, yo fui un orgulloso poseedor de tan brillante invento, hasta el día en que un amigo, igual y no tan amigo, me hizo ver que llevar la agenda me liberaba al menos 1 hora de tiempo al día, pero que usarla me costaba al menos 2. Y como tenía razón, decidí tirar la agenda al bote de basura y seguir usando la tradicional y eficiente lista de cosas por hacer.

Pero mi problema de no tener tiempo seguía latente, sin importar qué tan bien llevase mi listado de actividades por lo que me puse a estudiar el cómo es que llegamos a estar en una situación tan frustrante y de la que aparentemente no tenemos forma de escapar.

Lo primero que averigüé es algo que la mayoría de las personas rechazaría de forma tan violenta como la que tendría una colonoscopia.  Pero este hallazgo se ha confirmado una y otra vez a lo largo de los años de forma que me puedo atrever a revelarlo sin miedo a las consecuencias.

Lo primero que averigüé fue que no tenemos tiempo porque no queremos tener tiempo.

Buscamos no tener tiempo, creamos las condiciones para no tenerlo. No tener tiempo es un logro personal que algunos manejan con tanta maestría y destreza que debieran de dar clases a los que lo buscan, pero no lo logran todavía. No solamente requiere de persistencia, tenacidad y determinación, también se requiere de disciplina y mucha voluntad. Y de una buena estrategia, sin duda.

No tener tiempo nos hace sentirnos importantes e imprescindibles. Solo los inútiles tienen tiempo de sobra y es fundamentalmente porque nadie los busca. Las empresas valoran a la gente ocupada, incluso sobresaturada o abrumada de cosas por hacer. Además, lo escaso es siempre más atractivo y deseado.

No conozco a ningún ejecutivo de alto nivel, y conozco a muchos, que no diga constantemente que su tiempo es muy valioso y limitado, que no tienen tiempo para tonterías, vamos, solo para cosas importantes.

Para entender cómo configurar el fenómeno del no tener tiempo, necesitamos primero entender el Círculo Vicioso de la Administración del Tiempo y convertirlo en un Círculo Virtuoso. La siguiente imagen muestra cómo funciona el Círculo Vicioso y a continuación te explicaré cómo transformarlo de vicioso a virtuoso a través de identificar lo que se conoce como Punto de Apalancamiento.

Todo comienza con una mala planificación, escasa o inexistente, lo que nos genera inevitablemente una ejecución del trabajo o tarea deficiente. Como toda persona versada en organización sabe, lo que se ejecuta pobremente generará urgencias, actividades compensatorias adicionales y contribuirá a llenar nuestro cada vez más escaso tiempo.

Ahora, todo el tiempo dedicado a corregir lo que no salió bien a la primera (Phillip Crosby solía decir que siempre tenemos que cumplir con lo que se nos pide, si no a la primera, a la segunda, tercera o cuarta, pero cumpliremos) nos desvía, también inevitablemente, de nuestros objetivos y metas. Convertimos lo importante en urgente y ya no somos más los dueños de nuestro tiempo, el que ante nuestros ojos se va desvaneciendo como si alguien nos lo robara.

Y claro, no nos da tiempo de planificar el trabajo, lo que da inicio al círculo de nuevo, en una estructura de reforzamiento donde todo parece inevitable y nosotros parecemos impotentes. Pero eso sí, nos sentimos importantes porque podemos decir con orgullo que no tenemos tiempo.

Lo que no aparece en la imagen del Círculo Vicioso es el deseo que tenemos de no tener tiempo, de estar en una situación donde lo que tengo que hacer lleva más tiempo del que da una vida.

Así que el primer paso es lograr un compromiso absoluto con controlar el tiempo. Me he pasado años recomendando acciones específicas a muy bienintencionados ejecutivos para administrar mejor su escaso tiempo y viendo como todas mis recomendaciones o no funcionaban o, increíble pero cierto, no tenían tiempo de ponerlas en práctica. Lo que les dejaba exactamente como estaban antes de oír mis recomendaciones y a mi me dejaban como un experto que en realidad no es experto, porque lo que recomienda no funciona.

Que quede claro, si alguien no logra controlar su administración de tiempo con lo que tú le recomiendes es absolutamente responsabilidad del que recibe la recomendación, no del que la da.

Y ahora veamos como cambiar y transformar el círculo vicioso en uno virtuoso. Lo primero es identificar el punto de apalancamiento, es decir, el punto del círculo que al cambiar este modifica todos los demás. Una vez desarrollado el compromiso necesario con lograr administrar adecuadamente nuestro tiempo, podemos ejercer presión sobre este punto de apalancamiento. Si analizamos el ciclo, nos daremos cuenta de que el punto de apalancamiento es la planificación.

Otro aspecto para considerar es que pretender modificar algo, lo que sea, a coste cero es como pensar que, si eres suficientemente rápido, puedes esquivar una bala. Cambiar la entropía del manejo de nuestro tiempo requerirá energía extra. Si en 10 horas de actividad no encuentras tiempo para planear o planificar, entonces necesitarás 11 horas, y asegúrate de que esa hora extra se dedica única y exclusivamente a planificar.

El efecto será mágico. Planificar es lo que verdaderamente hace la magia, pues siembra en nuestro cerebro los estímulos neuronales para construir el estilo de vida que deseamos. Como dirían algunos aficionados, no expertos, a la física cuántica, precipitaría la potencialidad de las posibilidades en partículas de experiencia.

Planificar cambia inmediatamente la manera en que abordamos las tareas y nos prepara para una mejor administración del tiempo y, como la meditación, cuesta al principio, pero una vez que se hace hábito, no podrás vivir sin planificar.

Y si en verdad el tiempo no existe (recuerdo haber leído hace muchos años el libro La Historia del Tiempo de Hawkins) lo que sí existe es nuestra percepción del tiempo. Si planificamos habremos mejorado nuestra percepción y nuestros resultados. Tal vez logremos que estar vivo y vivir sea una y solo una cosa.